Głos zza okienka

O trudnej obsłudze studenta, nowej inicjatywie, która ma szansę ją ułatwić, oraz o tym, co łączy dziekanat ze strefą podzwrotnikową opowiadają przedstawicielki dziekanatów trzech polskich uczelni.

MAGIEL: W grudniu 2017 r. odbyło się pierwsze ogólnopolskie Forum Dziekanatów. W gmachu SGH w Warszawie spotkało się ponad 300 pracowników z 75 uczelni z całego kraju. Jak wspominają panie udział w tym wydarzeniu?

Alina Kowolik: Dziekanaty to w założeniu jednostki nienastawione na relacje zewnętrzne – zawsze były zamkniętymi biurami, przypisanymi do danej uczelni i regulaminu studiów. Dotychczas właściwie nie mieliśmy możliwości wymiany doświadczeń. Forum pozwoliło nam się poznać, zapytać pracowników z całej Polski: A jak wy to robicie?.

Ewa Wiśniewska: Z dziekanatu trudno się wyrwać gdziekolwiek, zwłaszcza w godzinach pracy, a jednak każdy postarał się zrobić wszystko, żeby przyjechać. To było dla mnie ogromne zaskoczenie, ile osób zostało w tę inicjatywę zaangażowanych i jak świetnie została ona zrealizowana. Mam nadzieję, że SGH będzie kontynuowało Forum.

dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska, prof. SGH: Proszę zwrócić uwagę, że kierownik dziekanatu z Akademii Leona Koźmińskiego chwali, jakie zrobiliśmy dobre forum w SGH. Przecież w środowisku naukowym i studenckim ze sobą konkurujemy. Za to na poziomie obsługi studenta mówimy tym samym dziekanatowym głosem. Po Forum powstała na Facebooku zamknięta grupa dla pracowników dziekanatów z całej Polski. Obecne ma już ponad 200 członków i służy do zadawania pytań w jaki sposób radzicie sobie z tą sprawą? i dzielenia się rozwiązaniami.

AK: Jak się okazuje, że gdzieś indziej rozwiązują coś sprawniej, możemy ich sposób wypróbować u nas. Nie musimy już wyważać otwartych drzwi. To ułatwia naszą pracę, a tym samym życie studentów. Na przykład Ewa u nas w dziekanacie zauważyła, że mamy coś fajnego, na co ja nawet nie zwracałam uwagi. Studenci składają prace magisterskie i licencjackie wydrukowane po cztery strony na jednej kartce. W związku z tym każda z nich jest cieniutka. To drobiazg, ale jeśli to pomnożyć razy 1000 prac, to naprawdę oszczędzamy miejsce i papier.

EW: Ja sobie w ogóle nie wyobrażałam, że student może złożyć pracę bez twardej oprawy. Oczywiście reguluje to zarządzenie rektora. Ale nie jest to przepis nałożony odgórnie. Rektor może tę decyzję zmienić – i ja będę chciała zaprezentować ten pomysł uczelni.

KGS: We trójkę będziemy też opracowywały internetową bazę dobrych praktyk, usprawniających codzienną pracę. Rozesłałyśmy pytania do wielu uczelni, na razie udało się zebrać 70 takich rozwiązań.

Na przykład?

KGS: Jedna z nich dotyczy organizacji obron. U nas procedura układania harmonogramu jest skomplikowana. Aby dopasować termin do promotora, recenzenta i studenta, trzeba kilkakrotnie ręcznie przełączać się z plików w Excelu do innego programu. To wymaga wielokrotnego klikania, wyszukiwania informacji i ich porównywania – a i tak nie mamy gwarancji, że w wyznaczonym przez nas terminie wszystkie te osoby będą dostępne. Okazuje się jednak, że u Aliny robi się to sprawniej.

AK: Mamy kalendarz Google. Pracownice dziekanatu wpisują daty, kiedy przewodniczący danej komisji ma czas. Udostępniają link promotorom, którzy widząc dostępne terminy, mogą zadzwonić do dziekanatu i zgłosić, ile i na kiedy potrzebują miejsc dla studentów. Nie musimy już tyle klikać.

EW: My właśnie pracujemy nad oprogramowaniem do obron. Mamy naprawdę fajny system informatyczny. Ponadto, nasi informatycy na bieżąco tworzą potrzebne funkcje na platformie iKoźminski, dostępnej także w wersji mobilnej. Student ma dostęp do wszystkich informacji on-line.

Dlaczego na innych uczelniach nie działa to tak sprawnie?

AK: To jest po prostu drogie. Naprawdę duże pieniądze są potrzebne, żeby systemy dziekanatowe działały tak, jak powinny. Do tego przepisy zmieniają się bardzo dynamicznie, a to właśnie one definiują systemy. Jeszcze niedawno mieliśmy pięcioletnie studia, w tej chwili mamy system boloński. Ponadto coraz więcej informacji musimy przesyłać do ministerstwa – do ogólnopolskiego wykazu studentów Polon. Starsze systemy były w jakiś sposób do tych zmian dopasowywane, ale w końcu przestają się sprawdzać i trzeba wymienić system na nowy – to kosztowny i bardzo złożony proces.

Zapowiadana reforma szkolnictwa wyższego może się wiązać z koniecznością kolejnych zmian. Jakich wyzwań spodziewacie się panie po Ustawie 2.0?

AK: Niewątpliwie zapisy Ustawy budzą wiele obaw. Z tego co wiemy, planowana jest likwidacja wydziałów. Jeśli taka reforma zostanie wprowadzona, to powstaje pytanie – co będzie z dziekanatami. Czy z czterech jednostek, które obecnie funkcjonują, powstanie jedna? Nie jesteśmy w stanie przewidzieć rezultatów zmian – trzeba poczekać i wtedy dopasować działania.

EW: Dopóki nowe przepisy nie trafią do nas na biurko, trudno cokolwiek powiedzieć. Proponowane rozwiązania są naprawdę bardzo różne.

AK: Zmiany są wprowadzane cały czas. Ministerstwo zapowiada ograniczenie biurokracji… Moim zdaniem biurokracji nie ubywa. Wspominałyśmy choćby o Polonie. Na początku wprowadzało się tam dane studentów. W pewnym momencie dodano informację dotyczącą miejsca zamieszkania przed rozpoczęciem studiów – na wsi, czy w mieście. Wszystkie te dane uzupełniałyśmy ręcznie. Wciąż pojawia się potrzeba uzupełniania jakichś danych. Nie kwestionuję ich wagi czy przydatności. Ale trudno tu mówić o zmniejszaniu biurokracji… Jeśli co roku mamy około 1500 absolwentów, a informacje należy wprowadzi dla kilku roczników wstecz, to naprawdę jest co robić.

KGS: Na poziomie operacyjnym wszystko jest bardzo czasochłonne i często skomplikowane. Ja to już wiem, bo jako prodziekan się tym zainteresowałam. Przyznaję, że wcześniej zastanawiałam się, dlaczego tak długo trwa rozliczanie studentów albo wystawianie dyplomów. Teraz wiem, jak to się robi i ile czasu to zajmuje. Jak trudno jest wstawić tę pieczątkę z datą albo nakleić zdjęcie, tak żeby kartki się ze sobą nie sklejały – zwłaszcza jeżeli tę samą czynność powtarza się kilkadziesiąt razy. Ale nie każdy może spojrzeć z tej perspektywy.

A może rozwiązaniem byłoby zatrudnienie większej liczby pracowników?

KGS: Dziekanaty pracują trochę na zasadzie pory suchej i pory deszczowej. Ta druga wypada w październiku i lutym. I o ile podczas pory suchej wszystko działa dobrze, to w porze deszczowej po prostu brakuje ludzi i powstają zatory. Nie wiadomo co z tym zrobić – zasoby kadrowe są w końcu cały rok takie same. Ciekawe rozwiązanie, które odkryliśmy podczas pracy nad książką o dziekanatach (którą tego lata wyda Oficyna SGH), funkcjonuje na jednym z wydziałów Uniwersytetu Łódzkiego. Na początku semestru – kiedy my się dosłownie zakopujemy, bo nagle musimy rozliczyć absolutoria i wysłać do recenzji ponad 1000 prac magisterskich – jest możliwość przesunięcia do pomocy osób z innych jednostek administracyjnych. Dzięki temu, że w Łodzi coś takiego działa, w tym roku akademickim również dostaliśmy takie wsparcie od Kanclerza SGH. Jedna osoba została oddelegowana do przesyłania prac i recenzji i przez dwa tygodnie przychodziła do nas na cztery godziny dziennie. To miłe, że dziekanat nie został sam i nieco nas odciążono.

AK: W momentach, w których pracy jest bardzo dużo, to jest to ogromne wsparcie. Realizowaliśmy kiedyś projekt praktyk. Studenci przychodzili do nas na dwie godziny dziennie i realizowali różne zadania – pomagali nam i zaliczali dodatkową praktykę.

KGS: Widziałam, jak na Uniwersytecie Adama Mickiewicza w Poznaniu, obok pracownicy dziekanaty siedziała studentka i coś tam razem dłubały. Kierowniczka powiedziała, że na tyle dobrze żyją z Samorządem Studenckim, że czasem ktoś przyjdzie i pomoże w różnych rzeczach. To było dla mnie niesamowite. W książce opisałam ten przypadek jako szczęśliwy dziekanat.

AK: To jest dla nas duża satysfakcja, jak widzimy młodych ludzi, którym się coś chce. Na pierwszy rok często przychodzą jako nieco zagubione dzieci. Obserwujemy jak się rozwijają i potem robią fajne rzeczy, to daje nam ogromną energię.

EW: Kiedy po pięciu latach organizujemy uroczystość wręczenia dyplomu, dla wszystkich jest to wielkie przeżycie. Widzę wtedy, jak wzruszone i przejęte są panie w dziekanacie, jakby te dyplomy odbierały ich dzieci. Co roku na graduację przygotowujemy dla studentów filmik. Za każdym razem staramy się dać im coś takiego wyprodukowanego ręcznie przez nas. To też o czymś świadczy – że jesteśmy z nimi w pewien sposób zżyte.

Bez wątpienia jednak współpraca z nami – studentami – nie zawsze przebiega bezproblemowo. Jakie są najgorsze zwyczaje studentów z perspektywy pracownika dziekanatu?

AK: Jeden jest najgorszy: robienie wszystkiego na ostatnią chwilę. To jest coś, co i państwu, i nam sprawia wiele kłopotów. Zawsze szczególnie przeżywam sprawy socjalne. Podanie o stypendium można składać przez miesiąc, ale student przychodzi ostatniego dnia. I tego ostatniego dnia się okazuje, że brakuje jakiegoś dokumentu. Wtedy jest tragedia, bo student traci pieniądze.

I wini za to panią w okienku?

AK: Mało tego – nasyła na nas rodziców!

Takiego rodzica można jakoś w dziekanacie przyjąć?

KGS: Udzielam mu wtedy ogólnych informacji na temat uczelnianych procedur. Jak rodzic pyta, czy dziecko jest nadal studentem, to odpowiadam, że studia magisterskie trwają dwa lata i można się zastanowić, kiedy student je zaczął i ile minęło czasu. A jeżeli ma niezaliczone dwa przedmioty, to że – o ile nie jest na pierwszym semestrze – może mieć wpis warunkowy. Nigdy nie ujawniam informacji na temat studenta, ale nie mogę przecież powiedzieć takiemu rodzicowi, że w ogóle nie będę z nim rozmawiać. Zwłaszcza że zazwyczaj przychodzą, kiedy sytuacja jest już naprawdę poważna.

EW: Studenci mogliby uniknąć wielu kłopotów, gdyby zawczasu zapoznali się ze swoimi obowiązkami. Jeśli nie przeczytają regulaminu, bo jest nieciekawy, to dobrze by było, aby częściej zapoznawali się z informacjami wysyłanymi przez dziekanat. Są to nieliczne przypadki, ale mimo wszystko frustrujące – my przypominamy, uprzedzamy o czymś, a i tak potem słyszymy ja nie wiedziałem.

KGS: Ja też się denerwuję, jeżeli przychodzi student i mówi przecież pani może, co pani szkodzi. Jakby nie istniały przepisy wyższego rzędu, regulamin, instrukcje dziekańskie, czy organizacja roku akademickiego. Jeżeli rzeczywiście mam możliwości i widzę, że sprawa jest ważna, niezawiniona przez studenta, to stanę na głowie, żeby pomóc. Ale jeżeli słyszę co pani szkodzi, to nie.

AK: Niektórzy w uzasadnieniach podań mijają się z prawdą. Pamiętam, jak student starał się o przywrócenie terminu egzaminu. Jako powód wskazał śmierć siostry. Pani w dziekanacie poprosiła o okazanie aktu zgonu – bo takie są wymagania formalne. Student zrobił dziwną minę i zaczął tłumaczyć, że go przy sobie nie ma. Pani odpowiedziała, że może donieść później. W toku rozmowy okazało się jednak, że student tak naprawdę nigdy nie miał siostry.

KGS: Wiadomo, że pewnym osobom naprawdę warto pomóc, ale znajdą się i takie, któremu niekoniecznie. Czasem czytam na grupie facebookowej studentów SGH pytania: co należy wpisać, żeby dostać zgodę na… A w komentarzach 100 pomysłów. Ja to widzę. Nic dziwnego, że musimy weryfikować niektóre rzeczy – choć wolałybyśmy tego nie robić.

A jakie błędy w codziennej pracy dostrzegają panie po swojej stronie okienka?

AK: Zdarza się, że panie obsługujące studentów bywają zniecierpliwione czy nie tak sympatyczne, jak oczekiwaliby studenci, że ich problemy osobiste czy zwykłe zmęczenie mają wpływ na obsługę studenta. To nie powinno mieć miejsca.

KGS: Dobrze by było częściej odbierać telefony. Chociaż przy tej ich liczbie się nie da. Tu działa prosty rachunek – jeżeli obok leży sterta papierów do przerobienia, a dzwoni telefon, to jak odbiorę, tych papierów mi nie ubędzie. Niestety priorytetem są właśnie dokumenty.

AK: Takim grzechem może być też wpadanie w rutynę. Czasem wielokrotnie powtarzaną czynność chcemy zrobić coś szybciej, niestety przy tym mniej dokładnie, żeby mieć to z głowy.

EW: Tak. W natłoku spraw nie zawsze oglądamy się do tyłu. Łatwo wtedy zapomnieć, że cały ten las składa się z pojedynczych drzew – a każdy student chciałby zostać potraktowany indywidualnie.

Czy inicjatywa Forum może przynieść przełom w funkcjonowaniu polskich dziekanatów?

KGS: Póki co my się dopiero poznajemy. A co z tego wyniknie? Zobaczymy. W czerwcu organizujemy seminarium praktyczne, a w wakacje zaczniemy przygotowywać się do drugiej edycji Forum Dziekanatów. Zastanawiam się, co by było, gdyby stworzyć – może nie związek zawodowy – ale organizację zrzeszającą pracowników dziekanatu. Na razie poszłyśmy razem na wrotki. Wszak od czegoś trzeba zacząć.

dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska, prof. SGH
Prodziekan Studium Magisterskiego Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.
Współorganizuje Forum Dziekanatów oraz prowadzi blog DSM Po drugiej stronie okienka: dziekanat.waw.pl

Alina Kowolik
Kierownik Dziekanatu Wydziału Finansów i Ubezpieczeń Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach

Ewa Wiśniewska
Kierownik Dziekanatu Kolegium Prawa Akademi Leona Koźmińskiego w Warszawie

Rating: 5.0. From 3 votes.
Please wait...